"Marty, nous retournons dans le futur. Je ne pense pas que lorsque Doc Brown a fait cette déclaration mémorable et emblématique dans le film "Retour vers le futur" de 1985, les scénaristes auraient pu prédire la pandémie de coronavirus 35 ans plus tard. Ces mots définiront certains aspects de la manière dont les entreprises utiliseront les espaces de bureau, dont ils seront conçus et dont ils fonctionneront dans un monde post-coronavirus. Au cours des vingt dernières années, de nombreuses entreprises se sont concentrées sur des thèmes opérationnels similaires liés à la planification et à la conception de leurs espaces de bureaux : centralisation, densité du personnel et espaces communs partagés. Dans la pratique, ces éléments ont pris la forme de la location d'une seule installation dans le centre urbain, de la diminution de l'espace loué par employé, de la réduction des bureaux privés, de l'augmentation des postes de travail et de la création d'espaces de groupe et de réunion. De nombreuses entreprises ont également encouragé leurs employés à rester au travail malgré leur maladie (comme une marque d'honneur) et ont réalisé qu'elles pouvaient réduire certains coûts fixes en permettant à leurs employés de travailler à domicile.
Depuis que le coronavirus a envahi nos maisons, nos magasins, nos bureaux et nos communautés, les entreprises ont dû s'adapter et repenser presque tous les aspects de leur approche des affaires, les raisons pour lesquelles elles exécutent certains processus et la manière dont leurs opérations fonctionneront à l'avenir. Nous assistons à une transformation d'une rapidité historique des opérations commerciales, dont l'impact sera profond dans un avenir prévisible. Nous pensons que certains modèles anciens redeviendront populaires, que des idées précédemment abandonnées seront modifiées pour s'adapter aux temps modernes et que de nouveaux concepts opérationnels émergeront et influenceront les lieux de travail et les environnements de nos entreprises. Ces changements seront axés sur l'amélioration de la santé et de la sécurité des travailleurs, l'augmentation de la satisfaction des employés, la résolution des problèmes liés aux déplacements domicile-travail, la reconnaissance des nouvelles menaces qui pèsent sur les activités et la survie d'une entreprise, l'amélioration de la créativité, l'encouragement de la génération organique de nouvelles idées et l'offre de nouvelles façons de servir les clients.
Les bureaux d'affaires se décentralisent des centres urbains vers de multiples sites suburbains
La décentralisation deviendra un thème majeur du changement résultant du coronavirus. L'objectif premier de cette évolution sera de rapprocher l'entreprise du lieu de résidence des employés. Mais, en fait, elle offre de nombreux avantages à la fois aux entreprises et à leurs employés. Elle permet de réduire les coûts fixes, tels que le loyer et les frais de stationnement. Elle peut raccourcir le temps de trajet des employés. Elle offre de meilleures possibilités de vie au personnel. Enfin, elle permet aux entreprises de créer un environnement de travail créatif où les employés se rencontrent en personne plus efficacement que par le biais d'un appel Zoom.
Imaginons un cabinet d'avocats, un cabinet d'architectes ou une société de vente de taille moyenne qui occupe 10 000 pieds carrés à Washington, D.C. Son loyer est probablement compris entre 60 et 80 dollars le pied carré, auxquels s'ajoutent des frais de stationnement de 200 dollars par mois et par espace. Leurs coûts fixes mensuels s'élèveraient à environ 68 000 $/mois sur la base d'un appartement de 10 000 pieds carrés à 70 $/pied carré et de 50 places de parking à 200 $/mois. Selon la National Association of Office Parks (NAIOP), le coût mensuel moyen d'une place de parking dans un immeuble de bureaux a augmenté de 6,45 % en 2017 par rapport à 2016. (Source : NAIOP)
Comparez cela à la location de trois bureaux de banlieue de 3 500 pieds carrés à Laurel, Gaithersburg et Fairfax City. Tous les sites de banlieue offrent un parking gratuit et, sur la base d'un taux de location de 25 dollars par pied carré sur 10 500 pieds carrés, les coûts fixes totaux ne s'élèvent qu'à 21 875 dollars. Une réduction mensuelle d'environ 66 % ! En outre, les temps de trajet des employés sont considérablement réduits, car les bureaux sont désormais plus proches de leur domicile. La satisfaction des employés s'en trouve accrue. De plus, en déplaçant le bureau vers les employés, le travail à distance à temps plein est réduit. Le personnel peut retourner dans des bureaux bien situés qui favorisent la créativité, renforcent la confiance entre les collègues et améliorent le moral général. CMS Wire rapporte que 67% des managers pensent que leur organisation serait plus productive si les employés communiquaient plus fréquemment en face à face. (Source : CMSWire)
Les entreprises loueront plus d'espace qu'auparavant pour renforcer la distanciation sociale
De 2009 à 2019, le nombre d'espaces de bureaux par employé a diminué de 8,3 %, selon la NAIOP. Dans certains marchés urbains, comme Washington, D.C., NAIOP rapporte que la densité n'est que de 135 pieds carrés par employé. (Source : NAIOP) Nous avons été témoins de ce phénomène lorsque les bureaux privés individuels ont disparu et ont été remplacés par des postes de travail ou des cabines. Pour préserver l'intimité, les employeurs ont construit des salles de réunion supplémentaires, des espaces de détente et même des "cabines téléphoniques" pour que les employés puissent téléphoner en privé. Des espaces communs partagés ont été construits, avec des canapés confortables et des bars à café, dans le but de créer une ambiance différente de celle des cubicules. Ces éléments de conception sont désormais en contradiction avec la distanciation sociale dont les gens ont besoin dans un monde post-coronavirus. Les nouvelles conceptions de bureaux incluront davantage de bureaux privés. Les grandes banques de postes de travail seront réduites et transformées en bureaux partagés semi-privés avec deux ou trois cubes. Les bureaux "hôteliers", où tout employé peut utiliser n'importe quel poste de travail n'importe quel jour, cesseront d'exister si les surfaces de travail ne sont pas désinfectées tous les jours.
Les espaces communs seront toujours utilisés, mais avec davantage de chaises individuelles espacées. En fin de compte, cela signifie que les entreprises auront besoin de plus d'espace de bureau, et non de moins. Le même rapport de CNBC indique que "de plus en plus de bureaux pourraient quitter les centres-villes à forte densité pour s'installer dans les banlieues, car les emplois se rapprochent du lieu de résidence des employés". Les entreprises pourraient également rechercher plus d'espace, et non moins, car elles se reconfigurent pour s'adapter à l'éloignement social". (Source : CNBC)
Les horaires flexibles vont changer
Avec la décentralisation des employeurs pour répondre aux demandes des employés qui souhaitent réduire les temps de trajet et améliorer leur mode de vie, les entreprises chercheront à faire revenir le personnel au bureau, mais pas cinq jours par semaine. Le pendule du travail à distance a atteint son apogée et commencera lentement à revenir vers un travail plus fréquent dans un bureau.
Les horaires se transformeront en travail à domicile un ou deux jours par semaine et au bureau trois ou quatre jours par semaine. Les entreprises reconnaissent que la créativité, le développement organique de nouvelles idées et l'instauration d'un climat de confiance au sein de leur personnel ne peuvent pas être réalisés lorsqu'ils sont programmés tous les mardis de 15 à 16 heures pour un appel Zoom. Les idées les plus créatives naissent souvent d'une rencontre impromptue, et non de réunions structurées. Ce sont souvent ces idées qui créent de nouvelles opportunités commerciales, de nouvelles connexions, de nouvelles sources de clientèle et de nouvelles perspectives qui peuvent rapidement faire croître les revenus.
L'Amérique s'est construite sur de nouvelles idées, de nouveaux processus et de nouvelles relations. C'est dans notre ADN. Aurait-il été possible à Henry Ford de concevoir et de dessiner l'automobile, à la NASA de construire la fusée Apollo et la navette spatiale, à Maurice Hilleman de mettre au point le vaccin médical contre la rougeole ou à Steve Jobs de créer l'ordinateur Apple sans interactions humaines en face à face ?
Les politiques en matière de maladie seront appliquées
Pendant des décennies, certains employés se sont sentis valorisés s'ils venaient travailler alors qu'ils étaient malades. Ils se sentaient comme des guerriers, luttant contre la maladie et venant travailler. Leurs actions montraient aux employeurs à quel point ils étaient dévoués et engagés. Et les employeurs étaient complices en acceptant ce comportement. Cette époque est révolue. Désormais, les entreprises se rendront compte que les employés malades constituent une menace directe pour le bien-être des autres employés. Si un employé peut facilement infecter plusieurs employés, alors un employé malade est une menace directe pour le bien-être de l'entreprise, pour sa principale ressource - son personnel -, pour son chiffre d'affaires et pour sa capacité à fournir un service à la clientèle réactif. Le nouveau mantra sera : les employés malades ne sont pas les bienvenus au bureau et devraient rester à la maison.
Avec l'acceptation des appels Zoom et du travail à distance résultant de la modification forcée des comportements pendant la pandémie, certains prévisionnistes ont indiqué que les besoins futurs en espace de bureau seront réduits. Les appels vidéo éliminent la nécessité de quitter son bureau à domicile (parfois appelé "placard") et les tracas des trajets domicile-travail. Ce pronostic ne tient pas compte du besoin fondamental des gens de se rencontrer, de converser, de partager et d'interagir, et de l'importance vitale que cela revêt pour notre psyché, notre santé mentale et notre besoin fondamental d'entrer en contact avec les gens en face à face. Le besoin d'espaces de bureaux et d'un endroit où les employés peuvent voir leur "famille" élargie au travail perdurera ; toutefois, il s'adaptera à l'évolution de nos souhaits en matière de santé, de sécurité et de satisfaction des employés, mais notre besoin d'interaction humaine restera le même.
